Privacyverklaring.

1. Wie we zijn

Deze website wordt beheerd door OneMinded, het bedrijf achter SendSafe. OneMinded is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven.

Bedrijf

OneMinded B.V.

Adres

High Tech Campus 5, 5656 AE Eindhoven

KvK-nummer

97404829

Algemeen contact

info@sendsafe.ai

Gegevensbescherming

privacy@sendsafe.ai

2. Waar deze verklaring over gaat

Deze verklaring geldt voor bezoeken aan deze website, voor het contact- en pilotformulier, voor de risicocheck met het rapport daarvan en voor de wachtlijst voor particulieren. Hoe persoonsgegevens worden verwerkt als een organisatie het product SendSafe gebruikt, staat in de overeenkomst met die organisatie, met een verwerkersovereenkomst waar die nodig is.

3. Welke gegevens we verwerken, en waarom

Contact- en pilotformulier

Als je het formulier op de contactpagina gebruikt, ook voor een demo-aanvraag, ontvangen we de gegevens die je invult: je naam, zakelijk e-mailadres, bedrijf, teamgrootte, je rol, de AI-tools die je aanvinkt, een optioneel bericht en, als je via de prijzenpagina kwam, het plan dat je bekeek. Kies je daar de wachtlijst voor particulieren, dan gebruiken we je gegevens alleen voor die wachtlijst.

Als je een pilot aanvraagt, ontvangen we je bedrijf, zakelijk e-mailadres, je rol, bedrijfsgrootte, sector, de AI-tools die in gebruik zijn, welke soorten gegevens je teams verwerken, wie het project leidt en wanneer je zou kunnen starten.

Elk formulier heeft één vakje dat niet vooraf is aangevinkt. Vink je het aan, dan mag OneMinded contact met je opnemen over je aanvraag, per e-mail en, als je je nummer invult, telefonisch (artikel 6, lid 1, onder a AVG). Je telefoonnummer is optioneel. We slaan het alleen op met die toestemming en gebruiken het om je over je aanvraag te bellen. Je kunt je toestemming altijd intrekken via privacy@sendsafe.ai.

Uit je antwoorden op deze formulieren en op het rapportformulier van de risicocheck berekenen we een fitscore (A, B of C) en een korte kwalificatie van je aanvraag (passendheid, behoefte, rol en timing). Die gebruiken we alleen om te bepalen hoe we je aanvraag opvolgen. Vink je een vakje voor updates over SendSafe aan, dan mailen we je daarnaast om de paar weken over SendSafe, op basis van je toestemming (artikel 6, lid 1, onder a AVG). Die toestemming kun je altijd intrekken via de link in de mail of via privacy@sendsafe.ai.

We gebruiken deze gegevens alleen om op je aanvraag te reageren, een demo of pilot te plannen en, waar dat past, een voorstel voor te bereiden. De rechtsgrond is het nemen van stappen op jouw verzoek voordat er een overeenkomst wordt gesloten, en ons gerechtvaardigd belang bij het opvolgen van zakelijke aanvragen (artikel 6, lid 1, onder b en f AVG).

Kwam je binnen via een link met herkomstgegevens (source, utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content of, vanuit een rapport of mail, rid, band en route), dan slaan we die waarden ook op bij je aanvraag. We gebruiken ze alleen om te zien welke links en campagnes tot aanvragen leiden, op basis van ons gerechtvaardigd belang daarbij (artikel 6, lid 1, onder f AVG).

Een boekingslink loopt via sendsafe.ai/book. Daar tellen we op dezelfde grondslag hoe vaak er per aanduiding van de link (utm_content) is geklikt. In die telling staan alleen de aanduiding en het aantal, geen IP-adres en geen persoonsgegevens.

Risicocheck

Je antwoorden in de risicocheck blijven in je browser tot je een rapport aanvraagt. De link om je uitkomst te delen bevat alleen optienummers, geen persoonsgegevens. Vraag je het rapport aan, dan gaan je antwoorden en je voornaam, zakelijk e-mailadres en, als je die invult, je organisatie en telefoonnummer naar OneMinded om het rapport te maken. Het vakje op dat formulier geldt voor dit rapport, een paar e-mails (maximaal vijf) en, als je je nummer invult, een telefoontje over je uitkomst. De downloadlink van het rapport werkt 7 dagen.

Elke rapportaanvraag krijgt een rapportcode (rid). Die bewaren we bij je aanvraag, samen met de uitkomst van de check (laag, gemiddeld of hoog) en de route die daarbij hoort. Is de uitkomst gemiddeld of hoog en heb je je nummer ingevuld, dan is dat voor ons de aanleiding om je te bellen.

E-mail

Als je ons mailt, verwerken we je e-mailadres, de inhoud van je bericht en de gegevens die je zelf toevoegt, om je vraag te beantwoorden. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van vragen.

Technische gegevens

Als je de website bezoekt, deelt je browser technische gegevens zoals je IP-adres, het type browser en de opgevraagde pagina's. Onze hostingpartij, Vercel Inc., kan dit vastleggen in serverlogs om de website te leveren en te beveiligen. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige website.

De lettertypen op deze website komen van ons eigen domein. Je browser maakt dus geen verbinding met Google Fonts of een andere letterdienst.

Bezoekersstatistieken

We gebruiken Vercel Web Analytics om te zien hoe de website als geheel wordt gebruikt: welke pagina's worden bezocht, van welke website een bezoeker kwam, de globale locatie (land, regio en stad) en het type apparaat, besturingssysteem en browser. Dit plaatst geen cookies en slaat niets op je apparaat op. Bezoeken worden geteld met een hash van het binnenkomende verzoek die na 24 uur wordt weggegooid. We kunnen je dus niet herkennen of volgen op andere websites. We zien alleen opgetelde aantallen. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij het begrijpen en verbeteren van de website (artikel 6, lid 1, onder f AVG).

4. Wie je gegevens ontvangt

Formulierinzendingen slaan we op bij Upstash, in hun EU-regio (Frankfurt). Upstash is een Amerikaans bedrijf. Voor eventuele toegang vanuit de VS gelden de standaardcontractbepalingen van de EU of het EU-VS Data Privacy Framework.

Een gesprek van 20 minuten dat je boekt loopt via Microsoft Bookings, in de Microsoft 365-omgeving van OneMinded. Microsoft verwerkt dan je naam, e-mailadres, het gekozen moment en, als je die invult, je telefoonnummer en notities. De boekingslink bevat ook een verwijzing (RefID) met de aanduiding van de link, de uitkomst van de risicocheck, de sector en de rapportcode, zodat we de boeking aan je aanvraag kunnen koppelen.

E-mails komen bij OneMinded binnen op info@sendsafe.ai. We schakelen dienstverleners alleen in als dat nodig is om deze website te laten draaien en om je te antwoorden, en we verkopen geen persoonsgegevens.

Vercel host de website en verwerkt de bezoekersstatistieken hierboven namens ons. Vercel is buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd. Voor die doorgifte gaan we uit van passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS-gegevensprivacykader.

5. Cookies en lokale opslag

Deze website plaatst één functionele cookie en gebruikt geen statistiek-, tracking- of advertentiecookies. De bezoekersstatistieken uit hoofdstuk 3 slaan niets op in je browser.

• ss-lang is een cookie die de taal onthoudt die je met de taalknop koos. Hij wordt alleen gezet als je die knop gebruikt, blijft een jaar staan en gaat mee met je verzoeken aan deze website, zodat de homepage in jouw taal kan openen (Path=/, SameSite=Lax, en Secure via https).

Open je de homepage zonder die cookie, dan kijkt de server naar het land van je IP-adres en de eerste taal van je browser om te bepalen of de Nederlandse versie opent. Die stap plaatst geen cookie.

Daarnaast bewaart de website twee kleine voorkeuren in je browser. Die blijven op je apparaat en worden nooit naar ons gestuurd:

• ss-theme onthoudt of je de lichte of donkere weergave koos (lokale opslag, tot je die wist);
• ss-pre onthoudt dat je de openingsanimatie al zag, zodat die één keer per bezoek speelt (sessieopslag, weg zodra je het tabblad sluit).

We gebruiken deze alleen om keuzes te onthouden die je zelf maakt en om de website te laten werken zoals je verwacht. Daarom is er geen cookiebanner. Je kunt ze altijd verwijderen door de sitegegevens in je browser te wissen. Voegen we ooit andere cookies toe, dan passen we eerst deze verklaring aan en vragen we je toestemming waar de wet dat vereist.

Eén waarde gaat wel mee als je een formulier verstuurt: ss-origin onthoudt de herkomstgegevens uit de link waarmee je binnenkwam, als die erin staan, zodat ze er nog zijn als je eerst rondkijkt (sessieopslag, weg zodra je het tabblad sluit). We ontvangen ze als je een formulier verstuurt of op een boekingslink klikt. Bij zo'n klik bewaren we alleen de telling uit hoofdstuk 3 en gaat de verwijzing uit hoofdstuk 4 mee naar de boekingspagina.

6. Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren gegevens die je zelf achterlaat (contactformulier, pilotaanvraag, risicocheck-rapport, demo-aanvraag) tot 24 maanden na het laatste contact. Zakelijke contactgegevens die we zelf hebben verzameld om je te benaderen, bewaren we maximaal 6 maanden als er geen contact volgt.

7. Hoe we gegevens beschermen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onbevoegde toegang, en beperken de toegang tot de mensen die de gegevens nodig hebben om je te antwoorden.

8. Je rechten

Onder de AVG heb je het recht om:

• de persoonsgegevens in te zien die we over je hebben;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten wissen;
• de verwerking te laten beperken of er bezwaar tegen te maken, ook tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
• je gegevens te ontvangen in een gestructureerde, gangbare vorm.

Wil je deze rechten gebruiken, mail dan naar privacy@sendsafe.ai. We reageren binnen een maand. Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de website verandert. De versiedatum bovenaan laat zien wanneer ze voor het laatst is gewijzigd.